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Ausschreibung: Dokumentenverwaltungssystem - DE-Mülheim an der Ruhr
Dokumentenverwaltungssystem
Entwicklung von kundenspezifischer Software
Softwarepaket und Informationssysteme
Verwaltungssoftwarepaket
Software-Unterstützung
Software-Implementierung
Software-Wartung und -Reparatur
Dokument Nr...: 315660-2020 (ID: 2020070709070232811)
Veröffentlicht: 07.07.2020
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  DE-Mülheim an der Ruhr: Dokumentenverwaltungssystem
   2020/S 129/2020 315660
   Auftragsbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Stadt Mülheim an der Ruhr/Der
   Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service
   Nationale Identifikationsnummer: DEA16
   Postanschrift: http://muelheim-ruhr.de
   Ort: Mülheim an der Ruhr
   NUTS-Code: DEA16 Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt
   Postleitzahl: 45468
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Amt Zentraler Service/Beschaffung und Rechnungswesen
   E-Mail: [6]Michael.Flettner@muelheim-ruhr.de
   Telefon: +49 208455-1074
   Fax: +49 208455-581074
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]http://muelheim-ruhr.de
   I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://www1.muelheim-ruhr.de/wirtschaft-arbeit/oeffentliche-ausschr
   eibungen
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
   Kontaktstellen
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Regional- oder Kommunalbehörde
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Allgemeine öffentliche Verwaltung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Auswahl und
   Einführung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS)
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48311100 Dokumentenverwaltungssystem
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Die Stadt Mülheim an der Ruhr plant die Einführung der elektronischen
   Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung
   einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Testphase in ausgewählten
   Pilotbereichen schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt
   werden soll.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   Wert ohne MwSt.: 2 290 300.00 EUR
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software
   48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
   48219300 Verwaltungssoftwarepaket
   72261000 Software-Unterstützung
   72263000 Software-Implementierung
   72267000 Software-Wartung und -Reparatur
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DEA16 Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt
   Hauptort der Ausführung:
   Der Hauptort ist die Kernverwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr mit
   folgender zentraler Adresse:
   Stadt Mülheim an der Ruhr
   Der Oberbürgermeister
   Am Rathaus 1
   45468 Mülheim an der Ruhr
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen
   gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und quellen bedient, d. h. im
   System abgelegt und auch darüber recherchiert werden können, unabhängig
   von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich
   die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und
   mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen,
   sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen
   Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
   Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung der elektronischen
   Aktenverwaltung nach Aktenplan inklusive dem allgemeinen Schriftverkehr
   und, daraus resultierend, die Optimierung der Geschäftsprozesse
   innerhalb der gesamten Verwaltung anhand elektronischer Prozesse
   (umgangssprachlich Workflows genannt).
   Zudem ist beabsichtigt, die Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten
   (Prozess-optimierung), um Auskünfte schneller und einfacher geben zu
   können (Stichwort: Digitalisierung bei der Stadt Mülheim an der Ruhr).
   Für alle Themen, die im Rahmen der Pilot- und Umsetzungsprojekte
   erarbeitet werden, wird eine Gruppe von Anwendern die Ergebnisse testen
   und bewerten. Folgende Bereiche werden an den Tests teilnehmen:
    Fachbereich Digitalisierung;
    Fachbereich IT;
    Key-Anwender aus den jeweiligen Pilotbereichen.
   Parallel zum Test sollen zunächst entsprechende Erfahrungen mit der
   DMS-Lösung in einem Pilot- und 3 Umsetzungsprojekten gemacht werden:
   1. Pilotprojekt:
    Amt für Finanzen  FB 24, mit Integration in die jeweiligen
   Fachverfahren.
   2. Umsetzungsprojekte:
    Sozialamt  FB50, mit Integration in die jeweiligen Fachverfahren;
    Bürgeramt  FB 33, mit Integration in die bereits eingesetzten
   Fachverfahren;
    Stadtplanung, Bauaufsicht und Stadtentwicklung  FB61, mit
   Integration in die jeweiligen Fachverfahren.
   Die Reihenfolge der o. g. Pilot- und Umsetzungsprojekte spiegeln, bis
   auf das Projekt im Amt für Finanzen, nicht die konkrete
   Umsetzungsreihenfolge wieder. Diese wird in der Projektphase, nach der
   Ausschreibung präzisiert.
   Erwartet wird, dass der Bieter in seinem Lösungskonzept eine
   Umsetzungsreihenfolgeplanung vorschlägt. Eine parallele Umsetzung der
   o. g. Projekte sollte vorzugsweise auch möglich sein. Der den
   Angebotsunterlagen des Bieters beigefügte Projektplan soll auf
   Best-Practice Erfahrungen des Bieters beruhen und die
   Projektvorgehensweise entsprechend im Lösungskonzept begründet werden.
   Hintergrund der Pilot- und Umsetzungsprojekte ist das Gesamtprojekt zur
   Digitalisierung der Verwaltung der Stadt Mülheim an der Ruhr. Hierfür
   soll die Einführung des DMS bzw. der eAkte in dem ersten Pilotprojekt
   und einem Umsetzungsprojekt bis Ende 2021 erfolgen, damit eine
   arbeitsfähige eAkten-Lösung bereitsteht.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
   nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
   II.2.6)Geschätzter Wert
   Wert ohne MwSt.: 2 290 300.00 EUR
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 48
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Die Mindestdauer des EVB-IT Systemvertrages inkl. Systemserviceleistung
   wird für 48 Monate vereinbart. Die Systemserviceleistung verlängert
   sich automatisch um ein weiteres Jahr, falls diese nicht mit einer
   Frist von 12 Monaten Ablauf eines Kalenderjahres gekündigt wird.
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Anzahl der Bewerber: 5
   Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
   Im Teilnahmewettbewerb sollen die geeigneten Anbieter ermittelt werden.
   Hier werden wesentliche und unbedingt einzuhaltende Kriterien des
   DMS-Anbieters und der angebotenen DMS-Lösung abgefragt. Ziel ist es,
   diejenigen Bewerber zu ermitteln, die die zur Leistungserbringung
   erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
   besitzen.
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Die Durchführung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb
   erfolgt nach der Bestimmung gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1-4 Vergabeverordnung
   (VgV).
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   Angaben und Formalitäten (hierzu liegt eine Übersicht über alle
   Unterlagen zum Verfahren bei), die erforderlich sind, um die Einhaltung
   der Auflagen zu überprüfen (Eignungskriterien):
    Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer
   Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert
   liegt den Bewerbungsunterlagen.
    Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen
   Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher
   in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1  Fachkundige
   Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen
   (GER).
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
   III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   Die Leistungs-/Anforderungskriterien sind in Kapitel IV.9 des
   Verfahrenbriefes (Bewerbungsbedingungen) aufgeführt.
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
   Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
   Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
   schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
   verhandelnden Angebote
   IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
   IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 07/08/2020
   Ortszeit: 15:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   Tag: 20/08/2020
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/03/2021
   IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Der Auftraggeber wird bei diesem Vergabeverfahren bis zur Abnahme des
   ersten Pilotprojekts von der Firma Zöller & Partner GmbH, Höchster Str,
   70, 65835 Liederbach unterstützt. In diesen Zusammenhang wird darauf
   hingewiesen, dass die Firma Zöller & Partner Einsicht in folgende
   Unterlagen erhält:
   a) Bewerbungsunterlagen aufgrund der Unterstützung bei der Auswahl von
   Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs,
   b) Angebotsunterlagen aufgrund der Unterstützung bei der Auswertung von
   Angeboten unter Berücksichtigung der veröffentlichten
   Wertungskriterien,
   c) Liefer- und Rechnungsunterlagen während der Implementierun für die
   Abnahme und Rechnungsprüfung des ersten Pilotprojekts.
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland  c/o Bezirksregierung
   Köln
   Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
   Ort: Köln
   Postleitzahl: 50667
   Land: Deutschland
   E-Mail: [9]VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
   Telefon: +49 221147-2889
   Fax: +49 221147-2891
   Internet-Adresse: [10]https://www.bezreg-koeln.nrw.de/
   VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren: Etwaige Verstöße gegen
   Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen
   dieser Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum
   Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Sonstige Verstöße gegen
   Vergabevorschriften sind spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu
   rügen. Darüber hinaus bitte ich Sie, nach Ablauf der Frist für den
   Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den Bevollmächtigten zu
   übermitteln. Das Anbringen von Rügen erfolgt schriftlich per Fax oder
   per Mail an die im Kopf dieses Anschreibens aufgeführte Kontaktadresse.
   Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass Rügen durch den
   Bevollmächtigten nach den gesetzlichen Regelungen auch auf anderem Wege
   oder, falls eine entsprechende Bevollmächtigung nachgewiesen wird,
   durch andere Personen erhoben werden dürfen. In jedem Fall liegt es im
   Interesse eines Bewerbers, die Rüge in Schriftform anzubringen und die
   Berechtigung des Absenders eindeutig nachzuweisen. Für die Erhebung
   eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu
   beachten. Hilft der Auftraggeber dem gerügten Verstoß gegen
   Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bieter einen Antrag auf
   Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens nur
   innerhalb von 15 Tagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die
   Nichtabhilfe stellen. Eine spätere Anrufung der Vergabekammer auf Grund
   des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist gemäß § 160 Abs. 3
   Nr. 4 GWB ausgeschlossen. Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB:
   Vergabekammer Rheinland  c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10,
   50667 Köln. Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines
   Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB
   ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird
   dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabestelle aufgenommen.
   Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass
   sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen
   Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt
   daher im eigenen Interesse eines jedes Bieters, schon in seinen
   Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die
   Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen,
   hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu
   machen (z. B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots,
   in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder
   Geschäftsgeheimnisse, geschwärzt sind).
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   Offizielle Bezeichnung: Stadt Mülheim an der Ruhr/Der
   Oberbürgermeister/Amt Zentraler Service
   Postanschrift: Hans-Böckler-Platz 5
   Ort: Mülheim an der Ruhr
   Postleitzahl: 45468
   Land: Deutschland
   E-Mail: [11]Michael.Flettner@muelheim-ruhr.de
   Telefon: +49 208455-1074
   Fax: +49 208455-581074
   Internet-Adresse: [12]http://muelheim-ruhr.de
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   03/07/2020
References
   6. mailto:Michael.Flettner@muelheim-ruhr.de?subject=TED
   7. http://muelheim-ruhr.de/
   8. https://www1.muelheim-ruhr.de/wirtschaft-arbeit/oeffentliche-ausschreibungen
   9. mailto:VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de?subject=TED
  10. https://www.bezreg-koeln.nrw.de/
  11. mailto:Michael.Flettner@muelheim-ruhr.de?subject=TED
  12. http://muelheim-ruhr.de/
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