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Ausschreibung: Public Heath in Emergencies - PHiE - Training 2021 - DE-Berlin
Verpflegungsdienste für sonstige Unternehmen oder andere Einrichtungen
Event-Organisation
Dokument Nr...: 892348-2021 (ID: 2021042215253603322)
Veröffentlicht: 22.04.2021
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  Public Heath in Emergencies - PHiE - Training 2021
DRK-Generalsekretariat
Aufforderung zur Angebotsabgabe  PHiE Training 2021 S. 1 von 9
Public Heath in Emergencies -
PHiE - Training 2021
Aufforderung zur Angebotsabgabe
Gesucht wird ein Dienstleister für Unterkunft mit Vollpension,
Veranstaltungsräume und Konferenzversorgung für 25
Teilnehmende in Berlin für das Datum 11.  18. September
2021
Art der Vergabe
Öffentliche Ausschreibung gem.  9 Abs. 1 UVgO
Hintergrund
In einem Notfallkontext sei es bei einem plötzlichen Ausbruch oder einer langwierigen
Krise, ist die Anfälligkeit der Menschen für Gesundheitsrisiken erhöht. Das Management
dieser Risiken, einschließlich frühzeitiger Erkennung und Maßnahmen (Prävention,
Vorsorge, Minderung und Reaktion), ist von grundlegender Bedeutung, um die
Auswirkungen des Notfalls zu verringern und eine übermäßige Morbidität und Mortalität
zu verhindern. Das Verständnis der Dynamik, in der Gesundheitsrisiken auftreten, ist
entscheidend für ein effektives Management von Gesundheitsrisiken.
Um die Nationalen Gesellschaften bei der Vorbereitung und Reaktion auf Katastrophen,
neu auftretende Infektionen und saisonale Krankheiten, die ein Ausbruchs- und
Epidemie-Potenzial haben, weiter zu unterstützen, wird das Deutsche Rote Kreuz in
Absprache mit der Internationalen Föderation der Rotkreuz- und
Rothalbmondgesellschaften (IFRC) und den nationalen Partnergesellschaften ein Public
Health in Emergency Training für Mitarbeiter organisieren.
Die IFRC hat Public Health traditionell im weitesten Sinne definiert: Public Health befasst
sich mit dem Schutz der Gesundheit ganzer Bevölkerungen, der Förderung und dem
Schutz der Gesundheit von Menschen und Gemeinschaften, wo sie leben, lernen, arbeiten
und spielen. Public Health in Notfällen definieren wir als nicht-klinische Dienstleistungen,
die direkt mit der Gesundheit zu tun haben und Impfprogramme, Ernährung,
Gesundheitsförderung, Krankheitsprävention und Infektionskontrolle sowie
Überwachung umfassen. Öffentliche Gesundheit in Notfällen überschneidet sich unter
dieser Definition mit psychosozialer Unterstützung und WASH-Aktivitäten, die wir durch
gemeinsame Schulungen und Programmierungen und Koordination verwalten.
DRK-Generalsekretariat
Aufforderung zur Angebotsabgabe  PHiE Training 2021 S. 2 von 9
Allgemeines Ziel
Entwicklung und Stärkung der Nothilfekapazitäten für das Deutsche Rote Kreuz und anderer nationalen Gesellschaften im
Gesundheitsbereich sowie die Verbesserung der technischen Kenntnisse und Fähigkeiten des Personals der Nationalen
Gesellschaften mit dem Schwerpunkt auf Nothilfe im Gesundheitsbereich auf nationaler Ebene und regionalen Einsätzen.
Eckdaten
 Datum der Veranstaltung: 11.  18. September 2021
 Erwartete Gäste: 25 Personen
 Anreise: 11. September 2021, ab. 14:00 Uhr  5 Personen (Moderatoren)
 Anreise: 12. September 2021, ab. 14:00 Uhr - 20 Personen (Teilnehmende)
 Abreise: 18. September 2021, 12:00 Uhr - Alle
 Beginn und Ende der Veranstaltungstage:
o Tag 1: 15:00	20:00 Uhr (Arbeitssitzung von Moderatoren  5 Personen)
o Tag 2: 14:00  20:00 Uhr (Anreise von Teilnehmende und Begrüßung  25 Personen)
o Tag 3: 08:00	18:00 Uhr (Erste Tag des Arbeitsprogramms)
o Tag 4: 08:00	18:00 Uhr
o Tag 5: 08:00	18:00 Uhr
o Tag 6: 08:00	18:00 Uhr
o Tag 7: 20:00	22:00 Uhr (Letzter Tag des Arbeitsprogramms + Social Evening)
o Tag 8: 08:00	12:00 Uhr  Abreise
Zeitplan
Aufforderung zur Angebotsabgabe
14. April 2021
Bieterfragen zur Ausschreibung bis zum:
29. April 2021
Ende der Angebotsfrist:
06.Mai 2021, 13:00 Uhr
Rückfragen des Auftraggebers zu den
eingereichten Angeboten bis zum:
13. Mai 2021
Auswertung der Angebote / Angebotsannahme bis:
20. Mai 2021
Auftragserteilung:
28. Mai 2021
Die zu erbringenden Leistungen
Unterkunft und Verpflegung
DRK-Generalsekretariat
Aufforderung zur Angebotsabgabe  PHiE Training 2021 S. 3 von 9
Benötigt werden 25 Einzelzimmer (5 EZ ab 11.09.2021 + 20 EZ ab 12.09.2021) inklusive Vollpension (Frühstück, Lunch, und
Dinner) in Buffetform. Unlimitiertes Wasser mit und ohne Kohlensäure soll während der Mahlzeiten auf den Tischen zur
Verfügung gestellt werden (weitere Getränke auf Selbstzahlerbasis).
Am 17. September 2021 soll ein Social Evening stattfinden. Hier soll es ein Sektempfang organisiert und angeboten werden
(weitere Getränke auf Selbstzahlerbasis).
Veranstaltungsräume
Um die gesetzten Ziele der Veranstaltung zu erreichen, werden die folgenden Leistungen bezüglich des
Veranstaltungsräumlichkeiten benötigt:
1. Großer mit Fenster. Covid-19-Hygieneregeln müssen jederzeit angehalten werden können.
 Bestuhlung: Parlamentarisch. Es sollte ausreichender Platz für weitere Aktivitäten im Raum vorhanden sein. (z.B.
Bereitstellung von Pinnwänden, Tische für Auslagen von Infomaterial, Aufsteller, etc.)
Plenarsaal muss für Gruppenarbeiten in 4 separate Ecken unterteilt werden können. Bestuhlung wird je nach Bedarf während des
Trainings angepasst.
 Rednerpult
 Tageslicht
 Technik: Leinwand, Beamer, Mikro am Rednerpult, 4 ungebundene Mikros, Beschallungsanlage, ggf. Technikerleistung für den
Steuerung der Anlage
 Sehr guter Internetzugang für die Zuschaltung von online Formaten
2. Foyer
 für Kaffeepausen bzw. zur Alleinnutzung für den Veranstalter
 Tageslicht von Vorteil
Voraussetzung: Unmittelbare Nähe zum Plenarsaal
3. Bereich für die Einschreibung der Teilnehmenden am ersten Tag / und für die
Tagungsorganisation: Platz für mindestens 3  4 Tische
4. Barrierefreiheit der Räumlichkeiten inkl. der Waschräume/Toiletten.
5. Mittagspausen, Abendessen: Es sollte ein extra Bereich dafür zur Verfügung stehen (Essbereich).
Konferenzversorgung (25 Personen)
Tag 1, 11.09.2021 (Anreise 5 Moderatoren, ab 13:00 Uhr)
 Wasser mit und ohne Kohlensäure als Tagungsgetränk unlimitiert
 Kaffeepause am Nachmittag mit Beilage (Obst und Gebäck)
DRK-Generalsekretariat
Aufforderung zur Angebotsabgabe  PHiE Training 2021 S. 4 von 9
Tag 2, 12.09.2021 (Anreise 20 Teilnehmende // Moderatoren Session, 10:00 - 17:00 Uhr)
 Kaffeepause morgens mit Beilage (Obst und Gebäck)
 Wasser mit und ohne Kohlensäure als Tagungsgetränk unlimitiert
 Mittagspause als Buffet, inklusive Wasser auf den Tischen (weitere Getränke auf Selbstzahlerbasis)
 Kaffeepause am Nachmittag mit Beilage (Obst und Gebäck)
 Abendessen als Buffet, inklusive Wasser auf den Tischen (weitere Getränke auf Selbstzahlerbasis)
Tag 3, 13.09.2021 (Erster Tag des Arbeitsprogramms)
 Kaffeepause morgens wie an Tag 2
 Mittagspause wie an Tag 2
 Kaffeepause am Nachmittag wie an Tag 2
 Tagungsgetränke unlimitiert wie an Tag 2
 Abendessen als Buffet, wie an Tag 2
Tag 4, 14.09.2021
 Kaffeepause morgens wie an Tag 2
 Mittagspause wie an Tag 2
 Kaffeepause am Nachmittag wie an Tag 2
 Tagungsgetränke unlimitiert wie an Tag 2
 Abendessen als Buffet, wie an Tag 2
Tag 5, 15.09.2021
 Kaffeepause morgens wie an Tag 2
 Mittagspause wie an Tag 2
 Kaffeepause am Nachmittag wie an Tag 2
 Tagungsgetränke unlimitiert wie an Tag 2
 Abendessen als Buffet, wie an Tag 2
Tag 6, 16.09.2021
 Kaffeepause morgens wie an Tag 2
 Mittagspause wie an Tag 2
 Kaffeepause am Nachmittag wie an Tag 2
 Tagungsgetränke unlimitiert wie an Tag 2
 Abendessen als Buffet, wie an Tag 2
Tag 7, 17.09.2021
 Kaffeepause morgens wie an Tag 2
 Mittagspause wie an Tag 2
 Kaffeepause am Nachmittag wie an Tag 2
 Tagungsgetränke unlimitiert wie an Tag 2
DRK-Generalsekretariat
Aufforderung zur Angebotsabgabe  PHiE Training 2021 S. 5 von 9
 Abendessen als Buffet: Sektempfang ab ca. 18 Uhr (weitere Getränke auf Selbstzahlerbasis)
Für alle Mahlzeiten gilt: Die Angebote müssen vegetarische, vegane und Bedarfe an Nahrungseinschränkungen berücksichtigen.
Vorbereitungszeit / Aufbau und Abbau durch den Veranstalter
 Zugang für den Veranstalter zu den Räumlichkeiten für Vorbereitungen: 3 Stunden mindestens vor Beginn der Veranstaltung am
11. September 2021 und 1,5 Stunden an den restlichen Tagen
 Benötigte Abbauzeit: ca. 3 Stunden nach Veranstaltungsende
Vertragsbestandteil Stornierungsregelungen
Für die Berechnung der Anzahl der Tagungsteilnehmenden haben wir den Durchschnitt der vergangenen Jahre genommen. Da die
Teilnehmendenzahl variieren kann und wir dafür eine gewisse Flexibilität benötigen, dürfen die Regelungen zu Stornierungen
von Tagungspauschalen nicht schlechter sein als:
100% nicht früher als 6 Monate vor Veranstaltungsbeginn
50% nicht früher als 4 Monate vor Veranstaltungsbeginn
20% nicht früher als 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn
3 Teilnehmer bis mindestens 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn
Sollte zur Zeit der Veranstaltung aufgrund der aktuell andauernden COVID-19 Pandemie-Lage unser Land zum Risikogebiet erklärt
werden und somit die Einreise von Teilnehmenden unmöglich sein, wird der gesamte Buchungsvertrag im gegenseitigen
Einverständnis aufgehoben. Es fallen keine Stornogebühren an.
Angebotsabgabe
Die Abgabe des vollständigen Angebots muss bis einschließlich 06. Mai 2021 um 13:00 Uhr beim Auftraggeber erfolgt sein.
Aufgrund der Pandemielage sind die nachstehenden Arten der Abgabe möglich:
1. Im verschlossenen Umschlag per Post an die u.g. Adresse des Auftraggebers.
Bitte vermerken Sie außen auf dem Umschlag Bitte nicht öffnen - Angebotsunterlagen und geben Sie im Betreff Ihres
Anschreibens die folgende Referenznummer an: 2021-09-12-PHiE-Training.
2. Als verschlüsselte und passwortgeschützte Anlage per E-Mail an surge@drk.de. Bitte geben Sie im Betreff Angebotsunterlagen
und die Referenznummer 2021-09-12-PHiE-Training an.
Das Passwort lassen Sie uns aus Sicherheitsgründen in einer separaten verschlüsselten E-Mail zukommen.
DRK-Generalsekretariat
Aufforderung zur Angebotsabgabe  PHiE Training 2021 S. 6 von 9
Dem Angebot beizufügende Unterlagen / Informationen
Wir würden Sie bitten Ihr Angebot möglichst detailliert aufzuschlüsseln.
Bitte fügen Sie außerdem bei:
- Allgemeinen Geschäftsbedingungen
- Ausgefüllte und unterschriebene Konformitätserklärung (siehe Anlage)
Die eingereichten Unterlagen müssen vollständig und wie unter Angebotsabgabe beschrieben bis zum 06. Mai 2021 um 13:00 Uhr
auf postalischem Wege bzw. per E-Mail eingegangen sein. Sollten Sie die Unterlagen bei uns elektronisch einreichen, müssen
sämtliche Anlagen Passwortgeschütz sein. Dessen Passwort lassen Sie uns aus Sicherheitsgründen in einer separaten
verschlüsselten E-Mail zukommen.
Die Auftragserteilung findet voraussichtlich bis zum 28. Mai 2021 statt. Die Angebotspreise müssen darüber hinaus gültig
sein.
Der Auftragsgeber behält sich das Recht vor, die weitere Kommunikation nach Abgabe der Angebote über eine Kombination von
Kommunikationsmedien (z.B. Post, E-Mail, Telefon) fortzusetzen. Der Auftraggeber kann - ist aber nicht verpflichtet - jeden
Bietenden einzeln zur Klärung seines/ ihres Angebots (einschließlich der Aufschlüsselung der Preise usw.) innerhalb einer
angemessenen, vom Bewertungsausschuss festzulegenden Frist auffordern.
Nebenangebote
Nebenangebote sind zulässig. Diese müssen im Vergleich zur Leistungsbeschreibung qualitativ und quantitativ gleichwertig
sein. Die Erfüllung der Mindestanforderungen bzw. die Gleichwertigkeit ist mit Angebotsabgabe nachzuweisen.
Der Bieter hat die in Nebenangeboten enthaltenen Leistungen eindeutig und erschöpfend zu beschreiben; Nebenangebote müssen
alle Leistungen umfassen, die zu einer einwandfreien Ausführung der Leistung erforderlich sind.
Sonstige Angaben
Die Angaben haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise für die entsprechenden Angaben
nachzufordern. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bieters führen. Es gilt deutsches Recht.
Das Angebot ist bis Ende der Angebotsfrist abzugeben. Die Öffnung der Angebote erfolgt nach Ablauf der Angebotsfrist. Die
Teilnahme der Bieter an der Öffnung ist nicht gestattet.
Die auf Grundlage dieser Vergabeunterlagen fristgerecht eingereichten Angebote der Bieter werden auf Nichtvorliegen von
Ausschlussgründen (u.a. Vollständigkeit der Angebote und Einhaltung aller Muss-Vorgaben der Leistungsbeschreibung) und die
Erfüllung der Eignungskriterien geprüft.
DRK-Generalsekretariat
Aufforderung zur Angebotsabgabe  PHiE Training 2021 S. 7 von 9
Enthalten die Unterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat es
unverzüglich dem Auftraggeber vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.
Die Anfragen der interessierten Unternehmen werden gesammelt und anonymisiert beantwortet. Die Fragen sind so zu stellen, dass
ein Rückschluss auf den Fragesteller nicht möglich ist. Die bekanntgegebenen Antworten werden Bestandteil der
Vergabeunterlagen.
Auftraggeber
Deutsches Rotes Kreuz e.V. - Generalsekretariat
Bereich 6 - Internationale Zusammenarbeit / Sofort- und Nothilfe - SURGE
Carstennstraße 58
12205 Berlin
Interessensbekundungen, Bieterfragen oder Bieterinformationen
sind ausschließlich per E-Mail an
E-Mail: surge@drk.de
Zugschlagkriterien / Angebotsauswertung
Den Zuschlag erhält das am höchsten bewerteten Angebot in Bezug auf die folgenden Kriterien: Wertungskriterien
Zuschlagskriterien Anteil am Gesamtgewicht max. erreichbare Punkte
1. Angebotspreis
40%
40
2. Qualität der angebotenen Dienstleistungen (Umsetzung)
30%
30
3. Qualität der angebotenen Räumlichkeiten / Ausstattung / Lage
30%
30 Summe 100% 100
Bewertungsmethode
Die Berechnung der durch das jeweilige Angebot erreichten Gesamtpunktzahl erfolgt unter Bestimmung des Preispunktwertes (PPW)
und des Qualitätspunktwertes (QPW). Auf Grundlage der jeweils errechneten Punktwerte wird die Gesamtpunktzahl gemäß der
Gewichtung von Preis und Qualität bestimmt.
Für den Preis je Unterkriterium wird der Quotient aus dem günstigsten und dem zu bewertenden Angebot gebildet und mit 100
multipliziert.
DRK-Generalsekretariat
Aufforderung zur Angebotsabgabe  PHiE Training 2021 S. 8 von 9
ü     100  =
Die Bewertung erfolgt durch den Auftraggeber anhand einer Punkteskala, wobei 100 Punkte der bestmöglichen und 0 Punkte der
schlechtmöglichsten Bewertung entsprechen. Jede Bewertung wird verbal begründet. Die vom Bieter erreichte Punktzahl je
Zuschlagskriterium wird entsprechend der Tabelle gewichtet (Gewichtung).
  ä (1)  =ä
Zur Ermittlung des Qualitätspunktwertes werden alle erreichten Qualitätspunkte je Zuschlagskriterium addiert.
Für die Berechnung der Gesamtpunkte werden alle erreichten gewichteten Punkte addiert:
 +ä =
Beschreibung der Zuschlagskriterien
1. Der Preis wird anhand des im Angebot ausgewiesenen Gesamtwertes inkl. Preisnachlässe bewertet. Das niedrigste Angebot
erhält die volle Punktzahl.
2. Die Bewertung im Zuschlagskriterium Qualität der angebotenen Leistungen erfolgt durch den Auftraggeber. Das Angebot wird
nach einer Punkteskala bewertet, wobei 100 Punkte der bestmöglichen und 0 Punkte der schlechtmöglichsten Bewertung
entsprechen. Die Qualität der angebotenen Leistung geht mit 30 % in die Gesamtbewertung ein.
Die Bewertung richtet sich danach, wie vollständig, genau, fundiert und präzise der Bieter die Vorgaben und Anforderungen
aufgreift und überzeugend darstellt und damit wie sehr die beschriebene Vorgehensweise eine qualitätsvolle
Leistungserbringung erwarten lässt. Zeigt die beschriebene Herangehensweise ein nur oberflächliches und lückenhaftes
Verständnis der Anforderungen oder werden diese nur rudimentär dargelegt, führt dies zu einer schlechteren Punktwertung, da
die dargestellte Herangehensweise eine nur schlechte und weniger qualitätsvolle Leistungserbringung erwarten lässt. Zeigt der
Bieter in seinen Ausführungen dagegen ein tiefgehendes und umfassendes Verständnis für die Anforderungen, indem er die
Umsetzung praxisgerecht, umfassend und logisch strukturiert, führt dies zu einer besseren Bewertung, da die Herangehensweise
eine gute und qualitätsvolle Leistungserbringung erwarten lässt.
Die Ausführungen des Bieters lassen darauf schließen, dass der Bieter in der Lage ist, die in dieser Ausschreibung
angefragten Leistungen ordnungsgemäß zur erbringen
DRK-Generalsekretariat
Aufforderung zur Angebotsabgabe  PHiE Training 2021 S. 9 von 9
anzubieten. Der Auftraggeber legt großen Wert auf ein angenehmes, sicheres und für alle Teilnehmende zugängliches
Arbeitsumfeld, die eine reibungslose Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung seines Vorhabens ermöglicht.
3. Die Bewertung im Zuschlagskriterium Qualität der angebotenen Räumlichkeiten / Ausstattung / Lage erfolgt durch den
Auftraggeber. Bitte fügen Sie zur Beurteilung eine Broschüre bei oder einen Link zu Fotos und Informationen. Wir behalten uns
vor, die Qualität und Eignung der Räumlichkeiten in einem Besichtigungstermin zu prüfen. Die Qualität der angebotenen
Räumlichkeiten / Ausstattung / Lage geht mit 30 % in die Gesamtbewertung ein.
Zuschlag
Der Zuschlag wird dem Angebot erteilt, das den vorgenannten Kriterien entsprechend die höchste Punktzahl erreicht und somit
das wirtschaftlichste ist, sowie am ehesten die Gewähr für eine sachgerechte und qualitätsvolle Leistungserbringung
verspricht.
Bei gleicher Gesamtpunktzahl gilt folgende abgestufte Regelung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots:
 Haben zwei oder mehrere Angebote in gleicher Weise die höchste Gesamtpunktzahl erzielt, erhält dasjenige Angebot den
Zuschlag, welches im Kriterium Qualität der angebotenen Leistungen die höchste Wertung erzielt hat.
 Liegen auch dann noch die Angebote gleichauf entscheidet das Los.
Der Zuschlag wird ohne Verhandlung voraussichtlich am 28. Mai 2021 erteilt.
Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Die Gültigkeit der Angebote beträgt 30 Tage. Im Falle einer etwaigen
Verlängerung der Angebotsfrist durch den Auftraggeber verschiebt sich die Bindefrist, auch wenn ihr Ablauf nach einem
konkreten Datum oder Zeitpunkt bestimmt ist, um denjenigen Zeitraum, um den die Angebotsfrist verlängert wird, sofern keine
abweichenden Regelungen getroffen werden.
Im Falle einer Auftragserteilung gelten die in der Aufforderung enthaltenden Vertragseckpunkte. Diese Vertragseckpunkte dürfen
in den Angeboten durch das Beifügen von Allgemeinen Geschäftsbedingungen weiter konkretisiert werden. Von den Vorgaben der
Leistungsbeschreibung darf jedoch nicht abgewichen werden.
Source: 4 https://www.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Deutsches-Rotes-Kreuz-Generalsekretariat/2021/04/3911415.html
Data Acquisition via: p8000000
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
 Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de