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Ausschreibung: Softwarepaket und Informationssysteme - DE-Berlin
Softwarepaket und Informationssysteme
Datenbanksysteme
Dokument Nr...: 318620-2020 (ID: 2020070809052235875)
Veröffentlicht: 08.07.2020
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  DE-Berlin: Softwarepaket und Informationssysteme
   2020/S 130/2020 318620
   Auftragsbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH
   Postanschrift: Ferdinand-Schultze-Straße 71
   Ort: Berlin
   NUTS-Code: DE300 Berlin
   Postleitzahl: 13055
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Herr Jens Mutscher
   E-Mail: [6]jens.mutscher@howoge.de
   Telefon: +493 054642392
   Fax: +493 054642393
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]www.howoge.de
   I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId
   /platformId/2/tenderId/129591
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [9]https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId
   /platformId/2/tenderId/129591
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Andere: landeseigenes Unternehmen
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Inputmanagement und Dokumentenmanagementsystem
   Referenznummer der Bekanntmachung: VG-075-20
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend HOWOGE) ist ein
   städtisches Berliner Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60
   000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bis 2025 will die HOWOGE ihr Portfolio
   deutlich erweitern. Derzeit sind mehr als 800 Mitarbeiter bei der
   HOWOGE angestellt. Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet die
   Einführung eines zentralen Inputmanagements ggf. mit Unterstützung
   durch einen Dienstleister für Business Process Outsourcing (nachfolgend
   BPO) sowie eines Dokumentenmanagementsystems (nachfolgend DMS) zur
   unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen
   Informationen in mehreren Phasen; dies ist Gegenstand dieses
   Vergabeverfahrens.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   48610000 Datenbanksysteme
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE3 BERLIN
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Beauftragung eines Dienstleisters im Bereich Inputmanagement. Die
   Leistungen beinhalten eine vom Auftragnehmer zu liefernde und zu
   pflegende Softwarelösung für das elektronische Erfassen der
   Eingangspost sowie die unternehmensweite Weiterverarbeitung in einem
   Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit elektronischen Archiv inklusive
   aller weiter notwendigen Komponenten für die HOWOGE.
   Die nachfolgenden Merkmale und Funktionen beschreiben die angestrebte
   Softwarelösung (keine abschließende Aufzählung):
    Posteingangsverarbeitung Papierpost (Postlogistik):
    Postfach oder Einrichtung einer Poststelle vor Ort;
    Belegaufbereitung/Vorsortierung;
    Digitalisierung;
    Klassifizierung und Metadatenerfassung zur Postlenkung (z. B.
   Ermittlung von Absender, Zuordnung zu Empfänger und Geschäftsvorfall;
   bei Rechnungen ggf. manuelle Vorkontierung durch Dienstleister);
    Qualitätskontrolle;
    Zwischenlagerung;
    ggf. Re-Scan;
    Vernichtung.
    Elektronische Post:
    Postlenkung von E-Mails mittels Indizierung (wie bei Papierpost);
    Unterstützung papierloser Eingangskanäle: E-Mail, XRechnung, CSV,
   ...
    Rechnungserfassung und -kontierung;
    Anbindung an (unter anderem):
    SAP-ERP-System;
    SAP HCM;
    Easysquare der Firma Promos.
    Bereitstellen eines Dokumentenmanagementsystems;
    Bereitstellen eines elektronischen Archivs.
   Im Projekt ist die Umsetzung folgender Teilprojekte vorgesehen:
   1. Aufbau des zentralen Inputmanagements,
   2. Bereitstellung DMS und Archivsystem,
   3. Einrichtung einer Ablagestruktur nach Vorgaben des Auftraggebers,
   4. Anbindung Externe Applikationen,
   5. Migration der Bestandsdokumente aus dem bestehenden MFDWin-Archiv.
   Die angestrebte Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht
   nur internen, sondern auch externen Mitarbeitern bereitgestellt werden
   und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf
   Datenbestände ermöglichen.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
   nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 60
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 60 Monate, beginnt mit
   Inbetriebnahme des DMS-Basissystems und verlängert sich sodann
   automatisch jeweils um 12 Monate, wenn die Parteien von ihrem
   Kündigungsrecht keinen Gebrauch machen.
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Mindestzahl: 3
   Höchstzahl: 5
   Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
   Soweit mehr als 5 Bewerber die Mindestanforderungen zur Eignung
   erfüllen, wird der Auftraggeber maximal 5 Bewerber anhand einer
   Auswahlmatrix auswählen, die den Bewerbungsunterlagen als Teil des
   Eignungskatalogs beiliegt.
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: ja
   Beschreibung der Optionen:
   1. Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der
   Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen, insbesondere bei
   technologischen oder rechtlichen Neuerungen und/oder Änderungen, die
   sich auf die Softwarelösung auswirken oder für die Erweiterung des
   Systems hinsichtlich eines Outputmanagements, zu beauftragen,
   2. Option zur Anpassung der Vertragspreise,
   3. Option zur Anpassung der Service Level Agreements (SLA),
   4. Option zur Beauftragung von weiteren Teilprojekten und zusätzlichen
   erforderlichen Leistungen im Zusammenhang mit den Vertragsleistungen
   wie bspw. Coaching, Einsatzunterstützung etc.
   II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular
   inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
   Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:
   1. Erklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124
   GWB und MiLoG,
   2. Infoblatt Angaben zum Bieter,
   3. Kurzprofil des Bewerbers mit Gründungsjahr, Angaben zu
   Geschäftsfeldern und Standorten (insbes. Standort der
   Softwareentwicklung).
   III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular
   inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
   4. Angaben zum Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Business Process
   Outsourcing) im Bereich Inputmanagement und Dokumentenmanagement.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Zu 4. Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im
   Mittel der letzten 3 Jahre (2019, 2018, 2017) einen Umsatz in Höhe von
   mindestens 5 000 000 Euro netto erzielt hat.
   Bei Bewerbergemeinschaften wird der Umsatz addiert. Entsprechendes gilt
   für Nachunternehmer, auf deren Ressourcen der Bewerber zum Nachweis der
   Eignung zurückgreifen will. Die Vergabestelle behält sich vor, zum
   Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit
   weitere Nachweise zu fordern.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular
   inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist:
   5. Angaben zu Referenzprojekten für vergleichbare Leistungen aus den
   letzten 3 Jahren (2017-2019) mit Angaben zu: Referenzkunde,
   Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Branche, Unternehmensgröße,
   wesentliche Leistungsinhalte, aktive Userzahl, wesentliche technische
   Parameter, Schnittstellen, Leistungszeit. Für die Beschreibung der
   Referenzprojekte stellt die Vergabestelle u. a. Formblätter zur
   Verfügung, die zwingend zu verwenden sind,
   6. Angaben zur Auftragsausführung in deutscher Sprache,
   7. Angaben zu einer nach dem Prüfstandard IDW PS 880 zertifizierten
   Lösung nach GoBD und DSGVO oder vglb.,
   8. Angaben zur Zertifizierung als SAP® Software Solution Partner®,
   9. Angaben zu einem zertifizieren Qualitätsmanagementsystem nach DIN
   ISO 9001 oder vglb.,
   10. Angaben zum zeitlichen Produktsupport,
   11. Angaben zu Referenzschreiben.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Zu 5.) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis von mindestens 3
   vergleichbaren Referenzprojekten die seit mindestens einem Jahr im
   operativen Betrieb sind. Als vergleichbar gilt ein Projekt, bei dem der
   Bewerber als folgende Leistungen für den Referenzkunden erbringt:
    Posteingangsverarbeitung (Papierpost und elektronische Post);
    Rechnungserfassung und Vorkontierung;
    Anbindung an ein SAP-ERP-System, darunter die Module FI, CO und HCM;
    Bereitstellen eines Dokumentenmanagementsystems, mit dem mindestens
   800 Anwender arbeiten;
    Bereitstellen eines elektronischen Archivs.
   Zu Nr. 6) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im
   Auftragsfall die Projektdurchführung in deutscher Sprache einschl.
   Kommunikation mit dem Auftraggeber, Support, Projektdokumentation etc.
   sicherstellen kann. Dies beinhaltet auch den Nachweis, dass der
   Bewerber in der Lage ist, die Bedienoberfläche sowie eine Online-Hilfe
   in deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen.
   Zu Nr. 10) Die Vergabestelle erwartet, dass der Bewerber einen
   Produktsupport in den Zeiten Montag bis Freitag jeweils von 8.00 bis
   17.00 Uhr gewährleisten kann.
   III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular
   inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
   Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:
   1. Bietererklärung gem. Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz,
   2. Erklärung zur Frauenförderung,
   3. Verpflichtung Vertraulichkeit (Datenschutz).
   III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
   Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
   Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
   schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
   verhandelnden Angebote
   IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
   IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 07/08/2020
   Ortszeit: 12:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   1. Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle die Bewerbungsunterlagen
   (inkl. Teilnahmeantragsformular) elektronisch auf der Vergabeplattform
   des Landes Berlin unter
   [10]https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderI
   d/platformId/2/tenderId/129591 zum Download zur Verfügung. Der darin
   enthaltene Teilnahmeantrag inkl. Eignungskatalog und Referenzbogen ist
   zwingend zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, Bewerbungen
   andernfalls nicht zu berücksichtigen. In jedem Falle werden
   interessierte Bewerber gebeten, sich auf der Vergabeplattform als
   Bewerber mit ihren Kontaktdaten registrieren zu lassen, damit sie
   gegebenenfalls über Antworten zu Bewerberfragen und Klarstellungen
   informiert werden können. Die Registrierung ist kostenfrei möglich.
   2. Bewerberfragen sind über die Vergabeplattform zu stellen und werden
   dort im Wege von Bewerberinformationen beantwortet.
   3. Der Teilnahmeantrag ist vollständig auszufüllen, die geforderten
   Erklärungen und Nachweise sind vollständig abzugeben bzw. beizufügen.
   Die Vergabestelle wird unvollständige Teilnahmeanträge nicht
   berücksichtigen, wenn fehlende Erklärungen und/oder Nachweise bis zum
   Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht nachgereicht werden.
   4. Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich in elektronischer Form auf
   der Vergabeplattform unter:
   [11]https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderI
   d/platformId/2/tenderId/129591 einzureichen. Die Vergabestelle wird
   Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, die nicht form- und/oder
   fristgerecht eingereicht werden.
   5. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist mit dem Teilnahmeantrag eine
   Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abzugeben, wonach
   diese im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft mit
   gesamtschuldnerischer Haftung gründen. Die Erklärung hat zudem ein
   Mitglied der Bewerbergemeinschaft zur Durchführung des
   Vergabeverfahrens zu bevollmächtigen.
   6. Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner Leistungsfähigkeit auf
   die Ressourcen von Drittunternehmen, so ist dem Teilnahmeantrag eine
   Erklärung der Drittunternehmen beizufügen, wonach diese dem Bewerber im
   Auftragsfalle ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für
   verbundene Unternehmen.
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
   Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
   Ort: Berlin
   Postleitzahl: 10825
   Land: Deutschland
   Telefon: +493 090138316
   Fax: +493 090137613
   Internet-Adresse:
   [12]https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/ve
   rgabekammer/
   VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der
   Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB.
   Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen
   erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens
   zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3
   Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht
   abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein
   Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich
   gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr.4, 161 Abs. 1 GWB). Ein
   Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag
   der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168
   Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung
   (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§
   134 Abs. 2 GWB).
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
   Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
   Ort: Berlin
   Postleitzahl: 10825
   Land: Deutschland
   Telefon: +493 090138316
   Fax: +493 090137613
   Internet-Adresse:
   [13]https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/ve
   rgabekammer/
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   06/07/2020
References
   6. mailto:jens.mutscher@howoge.de?subject=TED
   7. http://www.howoge.de/
   8. https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/129591
   9. https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/129591
  10. https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/129591
  11. https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/129591
  12. https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
  13. https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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