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Ausschreibung: Büroautomatisierungssoftwarepaket - DE-Wiesbaden
Büroautomatisierungssoftwarepaket
Dokument Nr...: 196731-2021 (ID: 2021042109074600859)
Veröffentlicht: 21.04.2021
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  DE-Wiesbaden: Büroautomatisierungssoftwarepaket
   2021/S 77/2021 196731
   Auftragsbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Wiesbaden Der Magistrat Amt
   für Innovation, Organisation und Digitalisierung
   Postanschrift: Hasengartenstraße 21
   Ort: Wiesbaden
   NUTS-Code: DE714 Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
   Postleitzahl: 65189
   Land: Deutschland
   E-Mail: [6]Appservice@wiesbaden.de
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]www.wiesbaden.de
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Det
   ails&TenderOID=54321-Tender-178878e4f9e-1660a2aeab9eebd8
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [9]www.had.de
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Regional- oder Kommunalbehörde
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Allgemeine öffentliche Verwaltung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Digitales Aufgabenmanagementtool
   Referenznummer der Bekanntmachung: 15-801/21
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Beschaffung einer stadtweiten Lizenz und Einführung eines digitalen
   Aufgabenmanagementtools in der Landeshauptstadt Wiesbaden.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE714 Wiesbaden, Kreisfreie Stadt
   Hauptort der Ausführung:
   Amt für Innovation, Organisation und Digitalisierung
   Abteilung Applikationsmanagement II
   Hasengartenstraße 21
   65189 Wiesbaden
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Beschaffung einer unbefristeten stadtweiten Lizenz und Einführung eines
   digitalen Aufgabenmanagementtools in der Landeshauptstadt Wiesbaden
   Im Rahmen ihrer Digitalisierungsoffensive beabsichtigt die
   Landeshauptstadt Wiesbaden (LHW), ein digitales
   Online-Aufgabenmanagementtool einzuführen.
   Grundlage dieser Entscheidung bilden unterschiedliche Aspekte, die den
   beruflichen Arbeitsalltag in den letzten Jahren nachhaltig verändert
   haben. Zum einen mehren sich die Anfragen aus den Fachbereichen, die
   seit dem verstärkten Ausbau der Homeoffice-Arbeitsplätze vermehrt an
   die Informationstechnologie der LHW herangetragen worden sind, und die
   über erhöhten Abstimmungsbedarf zwischen den Mitarbeiter*innen an
   unterschiedlichen Standorten berichten.
   Zum anderen ist ein nicht unerheblicher Anteil an Personalkapazitäten 
   und damit der Personalaufwände  in Projekten gebunden. Insbesondere
   die Führungskräfte der Landeshauptstadt Wiesbaden sind im Rahmen ihrer
   Führungsaufgaben in Projekten engagiert. Hierbei ist es wichtig, die
   Zusammenarbeit und die Kommunikation sowohl effizient als auch effektiv
   zu gestalten. Digitale Werkzeuge können hierzu einen wesentlichen
   Beitrag leisten.
   Zur Einführung der neuen Software wird ein Pilotbereich ausgewählt, die
   Ausweitung auf weitere Fachbereiche ist vorgesehen und wird nach
   erfolgreicher Pilotierung begonnen.
   Das Ziel des Vorhabens ist es, das Aufgabenmanagementtool auf
   freiwilliger Basis in allen Fachbereichen der LHW einzusetzen, um
   dadurch Kommunikationsprozesse effektiver und effizienter zu gestalten.
   Gegenstand des zu erteilenden Auftrages ist die unbefristete
   Bereitstellung einer stadtweiten Software-Lizenz sowie
   Schulungsleistungen für ein Kompetenzteam, welches künftig die
   Einweisung für Mitarbeiter*innen der LHW übernehmen soll.
   Optional ist eine initiale Beratungsleistung bei erstmaligem Einsatz im
   jeweiligen Fachbereich denkbar, dies ist jedoch nicht
   zuschlagsrelevant.
   Es wird ein unbefristeter Vertrag angestrebt.
   Aus Preisvergleichbarkeitsgründen (Bewertung Zuschlagskriterium Preis)
   wird in der Preisabfrage (Leistungsverzeichnis) mit einer insgesamt
   48-monatigen Laufzeit gerechnet (Modellrechnung in 5 Stufen: Pilotphase
    Erweiterung  Umstellung  Offensive  Rollout). Der Abschluss von
   zunächst halbjährigen Verträgen bleibt vorbehalten.
   Mindestanforderung an die Software:
    Bei den eingesetzten Servern handelt es sich um DSGVO-konforme
   Server.
    Die Server sind ISO-Norm zertifiziert.
    Es wird zugesichert, dass sich der Standort der Server in der
   Bundesrepublik Deutschland befindet.
    Die eingesetzte Anwendung ist web-app fähig und sowohl unter android-
   als auch unter iOS-betriebenen Geräten lauffähig.
    Schnittstellen zu Outlook, Skype und MS Teams sind vorhanden die die
   reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Anwendungen ermöglichen.
    Ein individuelles Rollen- und Rechtekonzept steht bei der
   eingesetzten Anwendung zur Verfügung.
    Die Größe der Datenanhänge beträgt mindestens 200 MB/Datei.
    Eine unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern/Projekt ist möglich.
    Die Aufnahme externer (organisationsfremder) Projektmitglieder in ein
   Projekt ist möglich.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Die nachstehenden Kriterien
   Preis
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Beginn: 01/09/2021
   Ende: 31/08/2025
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
   Beschreibung der Verlängerungen:
   Es wird ein unbefristeter Vertrag angestrebt.
   II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
   Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
   Geplante Anzahl der Bewerber: 5
   Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
   Erfüllung der Mindestanforderungen A und B (Mitarbeiter und Umsatz) und
   Mindestanforderungen an 4 Referenzen (3 Mindestanforderungen) gemäß
   Bewerbungsformular.
   Bei gleicher Eignung entscheidet das Los.
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Die Beschaffungsmaßnahme wird im Rahmen eines Verhandlungsverfahren mit
   Teilnahmewettbewerb (§17 VgV) realisiert.
   Nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbes (Erfüllung der
   Zulassungsvoraussetzungen, Referenzen und Mindestanforderung an Umsatz
   und Mitarbeiterzahl) werden die 5 ausgewählten Firmen zur Abgabe eines
   Erst-Angebotes aufgefordert.
   Nach einer Prüfung, ob die Erst-Angebote prinzipiell zuschlagsfähig
   sind, werden anschließend Online-Präsentationen stattfinden. Hierzu
   werden alle 5 Bieter mit separatem Schreiben eingeladen.
   Nach den Präsentationen wird mit allen 5 geeigneten Anbietern über den
   Gegenstand und die Bedingungen des Auftrags verhandelt.
   Wir behalten uns vor, im Laufe der Verhandlungen abzuschichten. Es
   scheiden dabei jene Bieter aus, deren Erst- oder Folgeangebote keine
   Aussicht auf Zuschlagserteilung haben.
   Wir behalten uns ferner den Verzicht auf Verhandlungen vor.
   Bei der vorliegenden Ausschreibung wird nach den Bestimmungen der
   Vergabeverordnung (VgV) verfahren. Eine Aufteilung in Lose ist nicht
   vorgesehen.
   Angebotsphase:
    Verpflichtend mit dem Angebot abzugebende Dokumente.
   Zusammen mit dem Angebot sind zwingend die folgenden Unterlagen
   abzugeben:
    Schreiben zum Angebot, Vertragsgrundlagen, Anforderungen an die
   Software, Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit HVTG,
    Inhalt des Angebots.
   Das Angebot soll unter Bezugnahme auf die in Leistungsbeschreibung
   aufgeführten Fragestellungen, Anforderungen und Leistungsbestandteile
   erfolgen.
   Mindestanforderungen (K. O.-Kriterien) an die Software:
    Bei den eingesetzten Servern handelt es sich um DSGVO-konforme
   Server.
    Die Server sind ISO-Norm zertifiziert.
    Es wird zugesichert, dass sich der Standort der Server in der
   Bundesrepublik Deutschland befindet.
    Die eingesetzte Anwendung ist web-app fähig und sowohl unter android-
   als auch unter iOS-betriebenen Geräten lauffähig.
    Schnittstellen zu Outlook, Skype und MS Teams sind vorhanden die die
   reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Anwendungen ermöglichen.
    Ein individuelles Rollen- und Rechtekonzept steht bei der
   eingesetzten Anwendung zur Verfügung.
    Die Größe der Datenanhänge beträgt mindestens 200 MB/Datei.
    Eine unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern/Projekt ist möglich.
    Die Aufnahme externer (organisationsfremder) Projektmitglieder in ein
   Projekt ist möglich.
   Bieterpräsentation (Anwenderfreundlichkeit im Rahmen der
   Online-Präsentation):
   Der Anbieter erklärt sich mit der Teilnahme am Vergabeverfahren bereit,
   eine kostenfreie Online-Präsentation seiner Software anhand des
   Business Case durchzuführen.
   Bei der Anbieterpräsentation soll insbesondere auf die Eigenschaften
   der Software gemäß den Wertungskriterien der Bewertungsmatrix
   eingegangen werden.
   Für die Präsentation ist eine Dauer von maximal 1,5 Stunden vorgesehen.
   Angebotsbewertung:
   Die inhaltliche Bewertung der Angebote erfolgt entsprechend der
   einzelnen Punkte dieses Dokumentes.
   Die Gewichtung der Zuschlagskriterien wird nach folgender Aufteilung
   vorgenommen:
   1. fachliche und funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung
   40 %,
   2. Anwenderfreundlichkeit (Online-Präsentation) 30 %,
   3. Preis 30 %.
   Anbieter welche in den Bewertungskriterien 1 und 2 nicht jeweils
   mindestens 50 % der Punkte erreichen, werden vom Vergabeverfahren
   ausgeschlossen.
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
   hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
   Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
   Bewerbungsformular (MIndestanforderungen/Anforderungen an Referenzen),
   Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit und Verpflichtungserklärung nach dem
   Hessischen Vergabe-und Tariftreuegesetz (HVTG); Zusätzlich zu beachten:
   Anforderungen an die Software Geforderte Eignungsnachweise (gem. § 6
   Abs. 3, 4 VOL/A/1, § 13 Abs. 1, 2 HVTG), die in Form anerkannter
   Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen
   und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt
   den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
    Mindestanforderungen,
    Anforderungen an Referenzen,
    Datei Anforderungen an die Software.
   Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
   Zitieren
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Verhandlungsverfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 18/05/2021
   Ortszeit: 10:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   Tag: 01/06/2021
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/08/2021
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Hessen beim
   Regierungspräsidium Darmstadt
   Postanschrift: Dienstgebäude: Hilpertstraße 31; Fristenbriefkasten:
   Luisenplatz 2
   Ort: Darmstadt
   Postleitzahl: 64295
   Land: Deutschland
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu
   wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften
   ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach
   Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der
   Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   16/04/2021
References
   6. mailto:Appservice@wiesbaden.de?subject=TED
   7. http://www.wiesbaden.de/
   8. https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-178878e4f9e-1660a2aeab9eebd8
   9. http://www.had.de/
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