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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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79822500 - Dienstleistungen im Grafik-Design
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Programmheften a) Anschrift und Ansprechpartner der ausschreibenden Institution Rundfunk-Orchester und -Chöre (gemeinnützige) GmbH Berlin für das Deutsche Symphonie-Orchester Berlin Wilhelm Hallen / Halle F Kopenhagener Straße 72A 13407 Berlin Benjamin Dries, Leitung Marketing und Kommunikation Tel 030 20 29 87-535 E-Mail dries@dso-berlin.de b) Art der Vergabe Öffentliche Ausschreibung nach VOL/A. Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags über die laufende Layout-Erstellung sämtlicher Programmhefte des Deutschen Symphonie-Orchesters Berlin für zunächst eine Spielzeit, beginnend mit der Saison 2026/2027. Der Vertrag soll eine Grundlaufzeit von einer Saison sowie eine Option der Auftraggeberin auf dreimalige Verlängerung um jeweils eine weitere Saison vorsehen. c) Gegenstand des Rahmenvertrags Ausgeschrieben werden Satz, Layout, Umbruch, Reinzeichnung, datenfertige Ausleitung und gegebenenfalls kleinere technische Anpassungen sämtlicher Programmhefte des Deutschen Symphonie-Orchesters Berlin, die im Verlauf der Saison 2026/2027 und etwaiger Verlängerungssaisons benötigt werden. Die Leistungen erfolgen auf Grundlage eines bereits vorhandenen und von der Auftraggeberin vorgegebenen Designs. Gegenstand der Ausschreibung ist ausdrücklich nicht die Entwicklung eines neuen Gestaltungskonzepts oder eines neuen Corporate Designs, sondern die zuverlässige Anwendung und Fortführung des bestehenden Gestaltungsrahmens. Der Rahmenvertrag dient der fortlaufenden Beauftragung einzelner Produktionen innerhalb der jeweiligen Saison. Das geschätzte Auftragsvolumen beträgt pro Saison etwa 35.000 EUR bei ca. 28 umfangreicheren Programmheften zu Symphoniekonzerten Kazuki Yamada Designierter Chefdirigent Kent Nagano Ehrendirigent Berlin, 10. Juli 2026 Seite 2/6 ein Ensemble der Rundfunk Orchester und Chöre GmbH Berlin (um die 32 Seiten) und ca. 14 weniger umfangreichen (um die 6 Seiten). Diese Angabe dient ausschließlich der Orientierung der Bieter und begründet weder einen Anspruch auf Erreichen dieses Auftragswerts noch auf den Abruf eines bestimmten Leistungsumfangs. Die Beauftragung erfolgt bedarfsabhängig durch Einzelabrufe der Auftraggeberin. d) Leistungsbeschreibung 1. Allgemeines Produktspektrum Gegenstand des Rahmenvertrags sind Layoutleistungen für Programmhefte in dem von der Auftraggeberin jeweils abgerufenen Umfang. Die Programmhefte können insbesondere unterschiedliche Seitenumfänge aufweisen. Soweit im Einzelabruf nichts Abweichendes bestimmt ist, gelten folgende grundsätzliche Anforderungen: Endformat regelmäßig 13 x 18 cm Umsetzung auf Basis des vorhandenen DSO-Designs und der bestehenden Gestaltungsrichtlinien Übernahme und strukturierte Platzierung von Texten, Bildmaterial, Besetzungen, Biografien, Credits, Förderhinweisen und Pflichtangaben Satz und Umbruch in produktionstauglicher Form Anlage, Pflege und Anpassung von Absatz-, Zeichen- und Objektformaten im Rahmen des vorgegebenen Designs Erstellung druckfähiger Dateien nach den technischen Vorgaben der Auftraggeberin bzw. der beauftragten Druckerei Durchführung von bis zu 4 Korrekturschleifen bis zur Druckfreigabe; diese Korrekturschleifen sind im angebotenen Preis enthalten Sorgfältige Prüfung auf Vollständigkeit, konsistente Gestaltung, Seitenabfolge und offensichtliche Satzfehler Die Auftraggeberin bzw. die von ihr beauftragten Autor:innen liefern Texte und Bilder in der Regel ca. 14 Tage vor dem jeweiligen Konzerttermin an. Die erste gestaltete Korrekturfassung des jeweiligen Programmhefts muss der Auftraggeberin spätestens 10 Tage vor dem jeweiligen Konzerttermin vorliegen. Die Auftraggeberin gibt mit jedem Einzelabruf insbesondere Umfang, Inhalte, Bildmaterial, Liefertermin, Freigabeschleifen und gegebenenfalls produktspezifische Sonderanforderungen vor. 2. Preisbasis Als verbindliche Preisbasis ist von allen Bietern ein Preis pro gestalteter Seite anzugeben. Dieser Seitenpreis bildet die Grundlage für die Angebotswertung sowie für die spätere Beauftragung einzelner Programmhefte im Rahmenvertrag. Der Preis pro gestalteter Seite hat sämtliche üblichen Leistungen des Satzes und Layouts Kazuki Yamada Designierter Chefdirigent Kent Nagano Ehrendirigent Berlin, 10. Juli 2026 Seite 3/6 ein Ensemble der Rundfunk Orchester und Chöre GmbH Berlin nach vorhandenem Design zu umfassen, insbesondere Umbruch, Einpflege der Inhalte, Reinzeichnung, übliche Korrekturläufe, Erstellung druckfähiger Daten sowie die Übergabe offener Arbeitsdateien, soweit diese für die vertragsgemäße Nutzung erforderlich sind. Zusätzlich sind gegebenenfalls gesondert auszuweisen: Zuschläge oder abweichende Preise für besonders eilbedürftige Produktionen Zusatzkosten für außergewöhnliche, über das übliche Maß hinausgehende Korrekturschleifen Zusatzkosten für umfangreiche Bildbearbeitung, Fremdsprachensatz oder sonstige gesondert zu vergütende Sonderleistungen gegebenenfalls Mindestauftragswerte je Einzelabruf, sofern solche vorgesehen werden; diese sind transparent anzugeben 3. Vergleichspositionen für die Angebotswertung Zur Herstellung einer einheitlichen und nachvollziehbaren Wertungsgrundlage sind auf Basis des angebotenen Seitenpreises zusätzlich folgende Vergleichspositionen kalkulatorisch darzustellen: Vergleichsposition A: Programmheft, 6 Seiten, Format 13 x 18 cm Vergleichsposition B: Programmheft, 32 Seiten, Format 13 x 18 cm Diese Vergleichspositionen dienen ausschließlich der Vergleichbarkeit der Angebote. Aus ihnen kann kein Anspruch des Auftragnehmers bzw. der Auftragnehmerin auf Beauftragung nur dieser beiden Ausführungen hergeleitet werden. 4. Allgemeine Leistungsanforderungen Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer muss in der Lage sein, wiederkehrende Produktionen innerhalb enger redaktioneller und produktionstechnischer Fristen zuverlässig umzusetzen. Die Zusammenarbeit erfolgt eng mit der Auftraggeberin bzw. den von ihr benannten Redaktions-, Marketing- oder Produktionsverantwortlichen. Eine reibungslose, terminsichere Kommunikation mit der Auftraggeberin, den beauftragten Autor:innen und der beauftragten Druckerei muss gewährleistet sein. Vertrauliche Inhalte, Sperrfristen und personenbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln. Offene Arbeitsdateien sowie druckfähige Enddateien sind in den von der Auftraggeberin und der Druckerei vorgegebenen Dateiformaten zu übergeben. Die Auftraggeberin erhält die für künftige Fortführungen erforderlichen offenen Arbeitsstände je Einzelabruf. Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer hat eine verlässliche Erreichbarkeit und Vertretungsregelung sicherzustellen. Kazuki Yamada Designierter Chefdirigent Kent Nagano Ehrendirigent Berlin, 10. Juli 2026 Seite 4/6 ein Ensemble der Rundfunk Orchester und Chöre GmbH Berlin e) Preiswertung Für die Angebotswertung sind von allen Bietern verbindlich anzugeben: Preis pro gestalteter Seite als Basispreis kalkulatorischer Gesamtpreis für Vergleichsposition A kalkulatorischer Gesamtpreis für Vergleichsposition B Preisstruktur für weitere Seitenumfänge und etwaige Zusatzleistungen Die Preisangaben sind so zu strukturieren, dass Einzelabrufe während der Vertragslaufzeit ohne erneute Preisverhandlungen ausgelöst werden können, auch wenn der konkrete Umfang eines Programmhefts von den Vergleichspositionen abweicht. f) Vertragslaufzeit Beginn der Vertragslaufzeit ist die Saison 2026/2027 ab 01.10.2026. Der Rahmenvertrag endet automatisch mit Ablauf der ersten Saison, sofern die Auftraggeberin keine Verlängerungsoption ausübt. Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Vertrag einseitig bis zu drei Mal um jeweils eine weitere Saison zu verlängern. Die Ausübung der Verlängerungsoption erfolgt schriftlich vor Ablauf der jeweils laufenden Vertragsperiode. g) Eignungsanforderungen Mit dem Angebot sind mindestens folgende Nachweise und Erklärungen einzureichen: Eigenerklärung zur fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit Benennung von mindestens drei Referenzaufträgen über Satz-, Layout- oder EditorialDesign-Leistungen für vergleichbare Programmhefte, vorzugsweise aus dem Kulturoder Veranstaltungsbereich Benennung der für die Leistungserbringung vorgesehenen verantwortlichen Person(en) einschließlich Angaben zu Berufserfahrung und Vertretungsregelung Darstellung der eingesetzten Software- und Produktionsumgebung Erklärung zur Einhaltung der angebotenen Produktions- und Lieferfristen Erklärung zu vorhandenen Kapazitäten für wiederkehrende Abrufe innerhalb einer Spielzeit mit unterschiedlichen Seitenumfängen Erklärung zur Fähigkeit, offene Daten und druckfähige PDF-Dateien in den geforderten Standards bereitzustellen Auf Verlangen Vorlage von Arbeitsproben oder Referenzmustern vergleichbarer Publikationen Kazuki Yamada Designierter Chefdirigent Kent Nagano Ehrendirigent Berlin, 10. Juli 2026 Seite 5/6 ein Ensemble der Rundfunk Orchester und Chöre GmbH Berlin h) Zuschlagskriterien Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots gilt folgende Bewertungsmatrix: Kriterium Gewichtung Bewertungsinhalt Preis 45 % Bewertung des angebotenen Seitenpreises sowie der Plausibilität und Transparenz der Preisstruktur für weitere Umfänge und Zusatzleistungen Qualität der Referenzen / gestalterisch-technische Eignung 25 % Qualität von Satz, typografischer Sicherheit, Konsistenz, Umgang mit komplexen Inhalten, Publikationserfahrung Termin- und Prozesssicherheit 20 % Nachvollziehbarkeit der Arbeitsorganisation, Erreichbarkeit, Vertretung, Umgang mit Korrekturschleifen und engen Produktionsfristen Qualitätssicherung / technische Produktionssicherheit 10 % Plausibler Prüfprozess, Datenqualität, strukturierte Übergabe offener und druckfähiger Dateien Die Zuschlagskriterien werden getrennt von den Eignungsanforderungen bewertet. Die Qualitätsbewertung erfolgt anhand der eingereichten Referenzen, Arbeitsproben und Darstellungen zur Projektabwicklung. i) Angebotsinhalte Das Angebot soll mindestens folgende Angaben enthalten: Preis pro gestalteter Seite kalkulatorische Preise für die Vergleichspositionen A und B Darstellung der Preislogik für weitere Seitenumfänge bzw. zusätzliche Leistungen Angaben zu Produktionszeiten ab Inhaltslieferung bzw. Korrekturfreigabe Benennung einer verantwortlichen Projektleitung bzw. Auftragskoordination Referenzen, Arbeitsproben und geforderte Eigenerklärungen gemäß Abschnitt g) Bestätigung der Bindefrist Bestätigung, dass die ausgeschriebenen Spezifikationen vollständig eingehalten werden Kazuki Yamada Designierter Chefdirigent Kent Nagano Ehrendirigent Berlin, 10. Juli 2026 Seite 6/6 ein Ensemble der Rundfunk Orchester und Chöre GmbH Berlin j) Ausführungsbedingungen Einzelabrufe erfolgen durch die Auftraggeberin in Textform. Die Auftraggeberin übermittelt je Abruf Inhalte, Bilder, Umfang, Terminplan und gegebenenfalls besondere redaktionelle oder produktionstechnische Anforderungen. Korrekturläufe und Freigaben erfolgen je Einzelabruf nach Abstimmung. Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer hat die finale Druckdatei sowie auf Anforderung die offenen Arbeitsdateien fristgerecht zu liefern. Rechte an den beauftragten Arbeitsergebnissen gehen im für den Vertragszweck erforderlichen Umfang auf die Auftraggeberin über. Der Einsatz von Nachunternehmern bedarf, soweit vergaberechtlich zulässig, der Offenlegung im Angebot bzw. der Zustimmung der Auftraggeberin. k) Fristen Frist für Bieterfragen: 18.08.2026, 18:00 Uhr Schlusstermin für den Eingang der Angebote: 28.08.2026, 18:00 Uhr Bindefrist der Angebote: bis 15.09.2026 Voraussichtlicher Zuschlagstermin: 11.09.2026 Frühester Leistungsbeginn: 01.10.2026 l) Form der Angebotsabgabe Angebote sind schriftlich oder in der von der Auftraggeberin in der Bekanntmachung vorgegebenen Form fristgerecht einzureichen. Maßgeblich ist der rechtzeitige Eingang bei der unter a) genannten Stelle. Nebenangebote sind nur zulässig, wenn sie ausdrücklich zugelassen werden. Änderungsvorschläge, die zu einer Abweichung von wesentlichen Mindestanforderungen führen, sind ausgeschlossen. m) Vorbehalt Die Auftraggeberin behält sich vor, das Vergabeverfahren aufzuheben, soweit vergaberechtliche Gründe dies rechtfertigen. Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Deutsches-Symphonie-Orchester-Berlin/2026/07/6570694.html Data Acquisition via: p8000001 |
